INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 006, DE 10 DE JANEIRO DE 2002

O SECRETÁRIO DE DEFESA AGROPECUÁRIA DO MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO, no uso de sua atribuição que lhe confere o art. 83, inciso IV, do Regimento Interno da Secretaria, aprovado pela Portaria Ministerial no 574, de 8 de dezembro de 1998, tendo em vista o disposto no inciso X, do anexo da Instrução Normativa no 07, de 17 de maio de 1999, e o que consta do Processo no 21000.001504/2001- 14, resolve:

Art. 1° Aprovar os Anexos desta Instrução Normativa, que definem:
I - o Glossário de Termos Empregados no Credenciamento, Certificação e Inspeção da Produção Orgânica, constante do Anexo I desta;
II - os Critérios de Credenciamento de Entidades Certificadoras de Produtos Orgânicos, constantes do Anexo II desta; e
III - as Diretrizes para Procedimentos de Inspeção e Certificação, constantes do Anexo III desta.

Art. 2° Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

LUIZ CARLOS DE OLIVEIRA

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ANEXO I
GLOSSÁRIO DE TERMOS EMPREGADOS NO CREDENCIAMENTO, CERTIFICAÇÃO E INSPEÇÃO DA PRODUÇÃO ORGÂNICA

Auditoria interna: mecanismo do sistema de certificação destinado à realização de uma constante avaliação dos seus objetivos e desempenho.
Auditoria de credenciamento: procedimento pelo qual uma equipe técnica oficialequipe oficial de auditores realiza a avaliação do sistema de certificação de uma entidade candidata ao credenciamento como certificadora, para verificar a conformidade com as normas oficiais.
Auditoria de supervisão: procedimento pelo qual uma equipe técnica oficial equipe oficial de auditores realiza a avaliação do sistema de certificação de uma entidade certificadora, para verificar se está em conformidade com as normas oficiais.
Certificado: documento emitido por uma certificadora credenciada, declarando que um produtor ou comerciante está autorizado a usar a marca de certificação em produtos especificados.
Certificação: O procedimento pelo qual uma entidade certificadora dá garantia por escrito que uma produção ou um processo claramente identificados foram metodicamente avaliados e estão em conformidade com as normas de produção orgânica vigentes.
Certificação indireta: processo no qual a licença concedida à unidade certificada inclui serviços subcontratados de outras unidades de produção ou transformação ou, ainda, de produtores organizados pela unidade certificada.
CNPOrg: Colegiado Nacional para a Produção Orgânica, criado pela Instrução Normativa nº 07, de 17 de maio de 1999, vinculado à Secretaria de Defesa Agropecuária do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, tendo por finalidade básica o assessoramento e acompanhamento da implementação das normas para produção de produtos orgânicos vegetais e animais, avaliando e emitindo parecer conclusivo sobre os processos de credenciamento de entidades certificadoras, e fornecendo subsídios a atividades e projetos necessários ao desenvolvimento do setor.
CEPOrg: Colegiado Estadual para a Produção Orgânica, criado pela Instrução Normativa nº 07 de 17 de maio de 1999, vinculado à Delegacia Federal de Agricultura da sua Unidade da Federação, tendo por finalidade básica o assessoramento e apoio ao CNPOrg na implementação das normas para produção de produtos orgânicos vegetais e animais, avaliando e emitindo parecer sobre os processos de credenciamento de entidades certificadoras, e fornecendo subsídios a atividades e projetos necessários ao desenvolvimento do setor.
Credenciamento: procedimento pelo qual o CNPOrg reconhece formalmente que uma entidade certificadora está habilitada para realizar a certificação de produtos orgânicos, de acordo com as normas de produção orgânica e com os critérios de credenciamento em vigor, oficializado por ato do Secretário de Defesa Agropecuária.
Conversão parcial: quando ocorrem, na mesma unidade, produção convencional e produção orgânica, ou produção convencional e produção em conversão.
Declaração de interesse: declaração feita pelos envolvidos no processo de certificação para esclarecimento de seus interesses e objetivos pessoais, tendo em vista evitar potenciais conflitos.
Entidade certificadora credenciada: Uma certificadora cujo programa de certificação foi aprovado pelo Órgão Colegiado Nacional, mediante o compromisso formal do cumprimento das normas oficiais de credenciamento e certificação vigentes.
Entidade certificadora: instituição responsável pela certificação.
Equipe oficial de auditores: equipe técnica do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento encarregada de proceder a auditorias nas entidades certificadoras, podendo contar com especialistas convidados.
Insumos de produção: insumos destinados à produção ou processamento de produtos agropecuários.
Inspeção: visita para verificar se o desempenho de uma operação está sendo executado conforme as normas vigentes de produção orgânica.
Inspetor: pessoa designada por uma certificadora para empreender a inspeção.
Licença: contrato bilateral entre a certificadora e a unidade de produção ou comercialização orgânica, que concede o direito de uso das marcas de certificação, conforme as regras daquele sistema e as normas gerais vigentes.
Marca da certificação: selo de certificação, símbolo ou logotipo que identifica que um ou diversos produtos estão em conformidade com as normas oficiais de produção orgânica.
Medidas disciplinares: medidas adotadas contra unidades certificadas que não cumprirem as normas ou outras exigências do sistema de certificação.
Normas de produção orgânica: padrões nacionais para produção e processamento de produtos orgânicos, oficialmente regulamentados.
Período de conversão: tempo decorrido entre o início do manejo orgânico de culturas ou criações animais e sua certificação como processos orgânicos.
Produção paralela: produção obtida onde, na mesma unidade, haja cultivo, criação ou processamento de produtos orgânicos certificados e não-certificados. É também considerada produção paralela a produção obtida em uma unidade com áreas com produção orgânica e produção em conversão.
Produção extrativista: produção obtida em um ecossistema não-modificado artificialmente ou recuperado de forma a restabelecer e garantir a manutenção das condições de sustentabilidade e regeneração natural.
Reclamação: protesto contra políticas, procedimentos ou decisões da certificadora que não se constituam em recurso.
Recurso: processo por meio do qual uma unidade credenciada/certificada pode solicitar, a uma instância superior, a revisão de uma decisão tomada.
Relatório anual: relatório de atividades entregue anualmente pelas certificadoras credenciadas ao Órgão Colegiado Nacional, mediante encaminhamento e parecer do Órgão Colegiado Estadual, por meio do qual tenha efetivado seu credenciamento.
Sistema de certificação: conjunto de regras e procedimentos adotados por uma entidade certificadora, objetivando a certificação de produtos agropecuários.
Transferência de certificação: reconhecimento formal por parte de uma certificadora de que um determinado produto está autorizado a ser processado ou comercializado mediante o uso de sua marca de conformidade, tendo sido acompanhado e certificado por uma outra certificadora.
Unidade produtora certificada: empreendimento individual ou empresarial destinado à produção, processamento ou comercialização de produtos orgânicos, devidamente certificada por entidade certificadora credenciada.
Unidade produtora: empreendimento individual ou empresarial destinado à produção, processamento ou comercialização de produtos orgânicos.

ANEXO II
CRITÉRIOS PARA CREDENCIAMENTO DE ENTIDADES CERTIFICADORAS
DE PRODUTOS ORGÂNICOS

1. Do pedido de credenciamento
1.1 As certificadoras de produtos orgânicos, para fins de credenciamento junto ao Órgão Colegiado Nacional, devem, ao solicitar seu credenciamento, disponibilizar aos órgãos oficiais de controle:
· suas normas e procedimentos gerenciais e operacionais;
· sua estrutura organizacional;
· seus controles de recursos financeiros;
· seu sistema de certificação;
· seu programa de treinamento de pessoal;
· seus registros de procedimentos; e
· outras informações pertinentes ao processo de certificação.

1.2 A avaliação e análise dos documentos apresentados e a auditoria de credenciamento devem considerar, além do conteúdo teórico, a aplicação prática das políticas e procedimentos de modo a atender aos seguintes requisitos:

1.2.1 Gerenciamento da entidade
A entidade deve possuir documentação relativa à descrição da sua estrutura administrativa, incluindo a gerência e as responsabilidades individuais.
No processo de avaliação do pedido de credenciamento, deverão ser avaliados diversos elementos que indicam a capacidade de gerenciamento da entidade.

1.2.2 Gestão financeira
As certificadoras devem possuir administração financeira idônea e transparente com a garantia de dispor de mecanismos para o provimento de recursos para os fins a que se propõem.

1.2.3 Política de pessoal
As certificadoras devem demonstrar competência profissional baseada na formação, treinamento e experiência de seus funcionários. Para tanto, devem possuir documentação referente aos requisitos necessários para contratação de pessoal, com referência à formação profissional, treinamento, conhecimento técnico e experiência em cultivo orgânico, processamento orgânico ou ambos.
As certificadoras devem empregar ou contratar pessoal em número suficiente para o desenvolvimento de suas atividades, incluindo inspetores que tenham formação profissional necessária, treinamento, conhecimento técnico e experiência para executar funções de certificação quanto ao tipo, extensão e volume de trabalho a ser executado.
As informações sobre as qualificações, treinamento e experiência de todo o pessoal devem ser arquivadas pela certificadora.
O pessoal deve ter informações disponíveis a respeito de seus deveres e responsabilidades, de forma clara, atualizada e documentada.

1.2.4 Normas e regulamentos
As certificadoras devem apresentar normas, procedimentos gerenciais e operacionais de inspeção e certificação abrangentes em todos os aspectos pertinentes aos produtos e métodos de produção.
As certificadoras devem publicar normas e padrões para todos os sistemas de produção ou categorias de produtos certificados por seu programa em consonância com as normas e padrões oficiais, apresentadas de forma adaptada ao idioma nacional, à capacidade e ao nível de entendimento das unidades certificadas.
As alterações nas normas e padrões oficiais devem ser regularmente incorporadas às normas internas, no prazo estabelecido por estas. Em casos específicos, referentes a mudanças complexas ou controversas, o prazo de incorporação pode ser estendido com a anuência do CNPOrg. As certificadoras podem admitir, desde que justificado, prazo para implantação das mudanças por parte das unidadesprodutoras certificadas.
As normas e padrões devem ser objeto de revisões periódicas.
A equipe responsável pelas revisões, com membros claramente identificados, deve ser constituída por elementos com comprovada qualificação ou experiência nas atividades a serem desenvolvidas. Alternativamente, podem ser contratados peritos não-pertencentes ao quadro de colaboradores da certificadora.
O processo de revisão das normas e padrões deve prever mecanismos de avaliação das propostas de alteração encaminhadas pelas partes interessadas.
Devem ser definidos, também, a data de implantação das modificações e os prazos finais para implantação pelas unidades certificadas. Quando se fizer necessário, é permitido estabelecer um período para implantação das principais alterações.

1.2.5 Independência
A certificadora deve possuir estrutura e procedimentos que possibilitem desenvolver suas atividades sem a interferência de interesses de qualquer natureza, que venham a comprometer seu sistema de certificação em relação aos objetivos gerais do sistema.

1.2.6 Responsabilidade
As certificadoras devem definir claramente a área de competência e o grau de responsabilidade dos inspetores contratados e de suas comissões internas, devendo, ainda, assumir total responsabilidade por todas as atividades executadas diretamente ou por meio de terceiros - pessoas ou organizações subcontratadas.

1.2.7 Objetividade
O sistema de certificação deve ser imparcial uma vez que os serviços de inspeção e de certificação devem estar baseados em avaliações objetivas, observando-se procedimentos regulamentados. O sistema deve possuir mecanismos regulamentados também para o julgamento de recursos.

1.2.8 Credibilidade
As certificadoras devem exercer controle sobre o uso de suas licenças, certificados e marcas registradas - logotipo ou selo de conformidade.

1.2.9 Gestão para qualidade
As certificadoras devem adotar procedimentos adequados para melhoria contínua da qualidade, com a avaliação de seu desempenho e desenvolvimento de rotinas.
As certificadoras devem conduzir auditorias internas periódicas abrangendo todos os procedimentos de forma planejada e sistemática, para verificar a implantação e efetividade do sistema de certificação, assegurando que:

1.2.9.1 as pessoas responsáveis pela área auditada estejam informadas dos resultados da auditoria;

1.2.9.2 as ações corretivas sejam tomadas de maneira oportuna e apropriada; e

1.2.9.3 os resultados da auditoria sejam documentados.
A administração do sistema de certificação revisará suas rotinas e procedimentos em intervalos determinados, sendo mantidos registros destas revisões.

1.2.10 Confidencialidade
As certificadoras devem adotar meios que assegurem a confidencialidade das informações, relativas aos produtores e comerciantes certificados, obtidas em decorrência das atividades de certificação em todos os níveis da organização, inclusive nas comissões e instituições contratadas.

1.2.11 Administração participativa
As certificadoras devem possuir mecanismos que possibilitem a manifestação e participação de todas as partes efetivamente comprometidas no desenvolvimento de políticas e princípios relativos ao conteúdo e funcionamento do sistema de certificação.

1.2.12 Adoção de procedimentos não- discriminatórios
As políticas e procedimentos adotados pelas certificadoras e por sua administração devem ter natureza não-discriminatória, sem que interfiram nos seus trabalhos questões relativas à raça, nacionalidade, religião, sexo, idade, estado civil, opção sexual ou quanto à sua condição física.
As certificadoras devem tornar seus serviços acessíveis, indistintamente, a todas as unidades de produção ou comercialização que os solicitarem e que desenvolverem atividades no seu âmbito de atuação. As solicitações devem estar abertas a quaisquer interessados, sem que se leve em conta interesses comerciais.
O acesso à certificação não pode ser condicionado ao tamanho da unidade produtora. Da mesma forma, a certificação não deve estar condicionada ao número de certificados emitidos.
As certificadoras que forem constituídas mediante a formação de um corpo associativo devem ter exigências de certificação idênticas para filiados e não-filiados, ou devem fazer da certificação uma atividade claramente separada das demais atribuições sociais.
As exigências relativas ao processo de certificação, as inspeções e as decisões devem restringir-se ao âmbito da atividade em processo de certificação. Assuntos como pagamento de taxas ou cumprimento de exigências legais podem justificar a suspensão do uso de uma licença de uma unidade certificada, baseada na violação do contrato de licenciamento, mesmo se os demais requisitos de certificação estiverem sendo atendidos. Este procedimento deve estar previsto nos contratos de licenciamento.

1.2.13 Cumprimento de normas e regulamentos
As certificadoras devem observar fielmente as determinações legais pertinentes às suas atividades, devendo apresentar documentos que demonstrem a regularidade de sua situação perante as demais legislações vigentes, assim como a propriedade ou controle sobre a marca de certificação, quando tal marca existir.

1.2.14 Estrutura funcional
As certificadoras devem possuir estrutura onde esteja clara a organização das funções de inspeção, certificação e recursos.

1.2.15 Subcontratações
Quando uma certificadora subcontratar um trabalho relativo à certificação, de uma outra entidade ou pessoa, deverá ter firmado um contrato que inclua os procedimentos referentes à confidencialidade e aos conflitos de interesse.
As certificadoras devem assegurar que a pessoa ou entidade subcontratada é competente e preenche todos os requisitos destes critérios, responsabilizando-se integralmente pelos serviços contratados.

1.2.16 Regulamentação para situações de impedimento funcional
Todos os envolvidos nos processos de inspeção e certificação devem assinar termos de compromisso de recusa em tomar parte em qualquer decisão ou atividade de inspeção que envolva ligações familiares ou relações comerciais de qualquer natureza (comércio, consultoria e outro ) com as unidades certificadas.
As declarações de interesse, firmadas por todas as pessoas envolvidas em certificação, inspeção e apelações devem ser arquivadas nas sedes das certificadoras.
O sistema de certificação também deve estabelecer que, atendendo a princípios éticos, os inspetores que rescindirem seus contratos com a certificadora estarão impedidos, pelo prazo de dois anos após as inspeções, de prestar consultoria em unidades por ele inspecionadas. Da mesma forma, consultores estarão impedidos de executar inspeção em unidades por eles assistidas pelo mesmo prazo.
Todos os inspetores e colaboradores em geral que apresentarem conflito em potencial com uma unidade certificada serão excluídos dos trabalhos, reuniões e decisões em todas as fases do processo de certificação, relacionadas com a atividade em conflito.

1.2.17 Documentação e controle de documentos
As certificadoras devem manter um sistema para o controle de toda a documentação relativa ao sistema de certificação, assegurando que:
1.2.17.1 a documentação atualizada esteja disponível em locais apropriados;
1.2.17.2 todas as mudanças nos documentos estejam devidamente autorizadas;
1.2.17.3 todas as mudanças sejam processadas de maneira que sejam asseguradas providências rápidas e diretas
1.2.17.4 os documentos substituídos sejam retirados de uso dentro da organização e suas representações;
1.2.17.5 todas as partes envolvidas sejam notificadas das mudanças;
1.2.17.6 os documentos sejam reeditados quando forem efetuados aperfeiçoamentos significativos;
1.2.17.7 exista um registro de todos os documentos relevantes, com a identificação de seus respectivos assuntos; e
1.2.17.8 a distribuição dos documentos deva ser feita de forma controlada.

1.2.18 Registros
Todos as informações arquivadas devem ser armazenadas e guardadas com segurança e confidencialidade, por um período mínimo de 5 (cinco) anos.
Os relatórios de inspeção, as decisões adotadas no processo de certificação, os certificados e outros registros relevantes devem ser assinados por pessoa autorizada.
O sistema de registro de informações deve ser transparente e de fácil acesso.

1.2.19 Reclamações
As certificadoras devem adotar políticas e procedimentos para processar as reclamações a respeito de sua atuação ou referentes a unidades certificadas, que devem ser processadas de maneira rápida e eficiente.
As certificadoras devem manter registros de todas as reclamações e ações corretivas relativas à certificação. Quando uma reclamação é resolvida, a solução do problema deve ser documentada e encaminhada ao reclamante e às demais partes envolvidas no assunto.

2 Das outras atividades executadas pela certificadora
2.1 Da oferta de produtos e serviços
As certificadoras não podem prestar qualquer serviço ou fornecer produto que possam comprometer a confidencialidade, objetividade ou imparcialidade de seu processo de certificação e decisão.
As certificadoras devem, ainda, assegurar que as atividades de certificadoras ou entidades subcontratadas não afetem a confidencialidade, objetividade e imparcialidade de suas certificações.

2.2 Da prestação de informações às unidades certificadas
As certificadoras podem, como parte do processo de certificação, efetuar avaliações preliminares do sistema de produção, visando a identificar eventuais deficiências e propor melhorias.
Podem ser prestadas, ainda, informações sobre assuntos pertinentes às normas de cultivo orgânico, mas sem pagamento de qualquer taxa adicional. As informações devem estar restritas às normas de cultivo e criação, não abordando procedimentos, fórmulas e técnicas de cultivo e criação orgânicas.
Informações genéricas, incluindo informativos, seminários e outros, podem ser oferecidos a todas as unidades certificadas, indiscriminadamente, podendo ser cobradas taxas adicionais.

2.3 Das atividades de marketing
As certificadoras podem estabelecer uma política relativa à divulgação de resultados de pesquisas, promoções e outras atividades relacionadas a mercado, observando tratamento igual a todas as unidades certificadas e o não-envolvimento efetivo com vendas, política de preços e outras atividades comerciais.

2.4 Da divulgação de informações
As certificadoras devem prestar informações ao público sobre o âmbito de suas atividades de certificação e o conteúdo de suas normas internas. Para isso, devem possuir rotina de publicação de informações que inclua, pelo menos:

2.4.1 os critérios de publicidade e confidencialidade das informações;

2.4.2 a publicação dos padrões e da descrição geral do sistema de certificação;

2.4.3 a publicação e atualizações das listas das unidades certificadas, informando nomes e endereços. As listas de unidades indiretamente licenciadas também devem estar disponíveis, podendo ser publicadas de forma geral, sem vínculo com a unidade licenciada principal;

2.4.4 a divulgação de relatórios de atividades de certificação, preferivelmente no formato de um relatório anual; e

2.4.5 as informações, mediante solicitação do interessado, sobre qualquer produto certificado ou sobre os tipos de produto para os quais uma unidade certificada está licenciada.

2.5 Das Subcontratações
Quando uma certificadora subcontratar um trabalho relacionado à certificação à uma outra organização ou pessoa (inspeção, por exemplo), deverá ser firmado um contrato que inclua os procedimentos referentes à confidencialidade e aos conflitos de interesse.
As certificadoras devem assegurar que a pessoa ou organização subcontratada é competente e preenche todos os requisitos destes critérios, responsabilizando-se integralmente pelos serviços sub-contratados.

3 Da aplicação dos critérios
Com base nos presentes critérios, o CNPOrg pode adotar as seguintes medidas:

3.1 Da aprovação do credenciamento
Uma vez que a análise do processo demonstre que a certificadora solicitante atende a todas as exigências legais e aos critérios aqui estabelecidos, o CNPOrg pode aprovar o credenciamento, encaminhando sua resolução ao Secretário de Defesa Agropecuária para homologação e publicação.

3.2 Das recomendações:
O CNPOrg poderá deliberar que, considerado o contexto geral das políticas de certificação e o desempenho específico de um sistema, as conseqüências decorrentes do descumprimento de um critério em particular não sejam significativas.
O Colegiado Nacional poderá recomendar o cumprimento integral do critério, sem fazer disso uma condição de credenciamento. Fica reservado, contudo, o direito de transformar tais recomendações em condições, em função de reavaliações, ou que mudanças no sistema assim o garantam.

3.3 Do indeferimento da solicitação
Caso o sistema de trabalho da certificadora solicitante apresentar significativo número ou grau de irregularidades durante a avaliação, o Colegiado Nacional deverá indeferir a solicitação de credenciamento.
Neste caso, a certificadora solicitante deverá ser informada das medidas necessárias a serem adotadas e o prazo determinado. O CNPOrg deverá exigir provas do cumprimento das condições para que o credenciamento seja concedido, o que poderá demandar uma ou mais visitas da comissão técnica encarregada da auditoria de credenciamento.

3.4 Da suspensão ou cancelamento do credenciamento:
No caso de sistemas de certificação em andamento, o não-atendimento das disposições regulamentares pode levar à suspensão ou cancelamento do credenciamento, em função da gravidade das irregularidades apuradas por auditorias de supervisão.
O CNPOrg poderá suspender o credenciamento, definindo o prazo e as exigências a serem cumpridas pela certificadora solicitante, de modo a harmonizar seus procedimentos com os presentes critérios.

3.5 Das auditorias
As entidades certificadoras devem fazer constar, de seus regulamentos e contratos, cláusulas específicas que demonstrem que todas as ações previstas à serem inspecionadas por elas estarão sujeitas a serem auditadas por equipe oficial de auditores. Todas as informações e acessos previstos para as inspeções deverão estar garantidos para as auditorias de credenciamento e de supervisão.
Os procedimentos para auditorias de credenciamento e de supervisão estarão regulamentados por norma específica, sendo que o programa de auditoria terá que levar em consideração os procedimentos estabelecidos no Anexo III desta Portaria e outras observações levantadas pelo CNPOrg.

4 Da revisão dos critérios de credenciamento
Os presentes critérios serão reavaliados mediante as seguintes condições e procedimentos:

4.1 Das propostas de alteração
As propostas para alterações dos presentes critérios poderão ser encaminhadas a qualquer momento pelas partes interessadas, mediante solicitação formal ao CEPOrg que, após parecer, o encaminhará ao CNPOrg.

4.2 Das revisões periódicas
Os presentes critérios serão revisados bienalmente, mediante procedimento organizado pelo CNPOrg.
O Colegiado Nacional poderá, no intervalo das revisões periódicas, efetuar mudanças nos critérios de Credenciamento, caso se faça necessário em função do desenvolvimento do sistema de credenciamento, de harmonização com as normas internacionais ou de outros fatores pertinentes.

4.3 Da consulta pública
As propostas de alteração dos presentes critérios, sejam elas de iniciativa do Colegiado Nacional, das partes interessadas no processo de certificação ou decorrentes das revisões periódicas, serão submetidas à consulta pública, devendo, portanto, ser estabelecidos mecanismos de recebimento, sistematização e discussão de eventuais críticas ou sugestões encaminhadas.

4.4 Do poder de decisão
Caberá ao CNPOrg, avaliar as alterações propostas aos presentes critérios, devendo, após sua aprovação, encaminhá-las ao Secretário de Defesa Agropecuária para apreciação.

4.5 Da notificação das alterações
As certificadoras, já credenciadas ou em processo de credenciamento, serão informadas de qualquer mudança no prazo máximo de dois meses após a publicação dos novos critérios, por meio do CEPOrg onde se formalizou o pedido de credenciamento.

4.6 Da vigência das alterações
As alterações entram em vigor no dia de sua publicação.
Os pedidos de certificação que tiverem sido submetidos à avaliação antes da data de implantação das alterações serão qualificados conforme os critérios vigentes anteriormente.
No caso de deferimento dos pedidos, estas certificadoras deverão, juntamente com todos outras certificadoras credenciadas, enviar uma declaração de concordância com os novos critérios, por ocasião da apresentação dos relatórios anuais.
Eventuais exclusões de critérios terão efeito imediato após sua publicação, não sendo mais exigido seu cumprimento, quer pelas certificadoras credenciadas, quer pelas certificadoras em processo de credenciamento.

ANEXO III
DIRETRIZES PARA PROCEDIMENTOS DE INSPEÇÃO E CERTIFICAÇÃO

1 Da inspeção
Todos os procedimentos necessários à inspeção devem ser regulamentados pelas certificadoras.

1.1 Da indicação de inspetores
As indicações de inspetores, de responsabilidade das certificadoras ou empresas subcontratadas deverão ser efetuadas de modo que:

1.1.1 seja assegurada a necessária experiência para uma inspeção efetiva;

1.1.2 sejam excluídas quaisquer possibilidades de conflito de interesse; e

1.1.3 seja evitada a indicação contínua de um único inspetor para a mesma unidade certificada.
As unidades certificadas não podem escolher ou recomendar inspetores, devendo ser informadas da identidade do inspetor antes da visita de inspeção, e levantar objeções relacionadas a qualquer conflito de interesse em potencial, o que não se aplica às inspeções não-comunicadas previamente.

1.2 Das visitas de inspeção
Os inspetores e as certificadoras devem ter acesso a todas as instalações, inclusive aos registros contábeis e demais documentos das unidades certificadas.
As visitas de inspeção devem ser previamente preparadas, a fim de que os inspetores disponham de informações suficientes sobre as unidades certificadas. O planejamento prévio das visitas deve incluir, entre outras coisas, levantamentos de inspeções anteriores, descrições das atividades, dos processos, mapas, planos, especificações dos produtos, insumos utilizados, irregularidades detectadas anteriormente, infrações, medidas disciplinares adotadas e condições especiais estabelecidas para a certificação da unidade em análise.
As visitas, os questionários usados e os relatórios resultantes da inspeção devem ser suficientemente abrangentes, observando aspectos pertinentes às normas de produção, e que adequadamente validem a informação fornecida.
As certificadoras devem ter acesso a qualquer produção não-orgânica da unidade, ou demais unidades situadas nas proximidades que, por propriedade ou vínculos administrativos, estiverem relacionadas com a atividade certificada. As inspeções, inclusive a revisão de documentos, devem incluir tais unidades quando houver razão para tanto.
Os relatórios de inspeção e a inspeção devem, até onde possível, seguir roteiros e regras preestabelecidas, visando a promover procedimentos de inspeção objetivos e não-discriminatórios. Estes relatórios devem ser planejados para permitir elaboração e análise do inspetor em áreas onde o cumprimento das exigências possa ser parcial, as normas possam não estar claras ou outras ocorrências extraordinárias.

1.3 Das informações
As informações contidas nos relatórios devem incluir os seguintes itens, além de outros circunstancialmente necessários:

1.3.1 data e hora da inspeção;
1.3.2 pessoas entrevistadas;
1.3.3 culturas, criações ou produtos cuja certificação tenha sido solicitada;
1.3.4 lavouras, pastagens e instalações visitadas;
1.3.5 documentos revisados;
1.3.6 observações dos inspetores; e
1.3.7 avaliação do cumprimento de padrões e exigências de certificação.

1.4 Da abrangência e freqüência das inspeções
A abrangência e a freqüência das inspeções serão determinadas por fatores como:

1.4.1 volume da produção;
1.4.2 tipo de produção;
1.4.3 tamanho do empreendimento;
1.4.4 resultado de inspeções prévias;
1.4.5 registro do cumprimento das exigências legais pela unidade certificada;
1.4.6 reclamações recebidas pela certificadora;
1.4.7 exclusividade da produção certificada ou ocorrência de produção paralela;
1.4.8 risco de contaminação por deriva; e

1.4.9 complexidade da produção.

As diretrizes de atuação das certificadoras devem ser documentadas e, obrigatoriamente, conter disposições específicas relacionadas à freqüência das inspeções, com a definição das fontes de recursos para a realização das ordinárias e das extraordinárias.
As inspeções das unidades certificadas e de entidades subcontratadas devem ser realizadas, no mínimo, uma vez ao ano, sendo que o intervalo de tempo entre as inspeções programadas não poderá ter uma regularidade que as tornem previsíveis.
Devem ser provisionados recursos para a realização do maior número de inspeções, de acordo com os fatores acima mencionados.
Deve ser definida a porcentagem mínima de inspeções sem aviso prévio, assim como os critérios para seleção de unidades sujeitas a tais inspeções.

1.5 Das análises laboratoriais
As análises laboratoriais não são o principal instrumento em certificação orgânica, mas podem ser necessárias para subsidiar alguns procedimentos de inspeção ou para o atendimento de declarações adicionais exigidas em algumas certificações.
As certificadoras devem possuir políticas e procedimentos regulamentados para as análises de resíduos, testes genéticos e outras análises. Os procedimentos adotados pelas certificadoras devem prever, pelo menos:

1.5.1 a indicação dos casos em que devem ser coletadas amostras;

1.5.2 a obrigatoriedade de amostragem nas suspeitas de uso de substâncias proibidas pelas normas;

1.5.3 procedimentos apropriados a serem adotados quando as normas estabelecerem limites para a contaminação de resíduos ou produtos;

1.5.4 indicação dos requisitos para amostragens aleatórias;

1.5.5 instruções sobre procedimentos e métodos de amostragem;

1.5.6 procedimentos de pós-amostragem; e

1.5.7 indicação da responsabilidade para pagamento dos custos.

As análises devem ser executadas por laboratórios credenciados por órgãos oficiais. Nos casos de inexistência de credenciamento, a aprovação dos laboratórios deverá ser submetida ao CNPOrg.

1.6 Da inspeção e certificação durante o período de conversão
Nos casos em que forem estabelecidos períodos de conversão para a produção orgânica, a certificação não será efetuada antes de decorrido o prazo estabelecido para a conversão.
Podem ser adotadas exceções, quando o cumprimento integral das normas puder ser comprovado, mediante a aplicação de políticas e procedimentos previamente estabelecidos pelas certificadoras. As provas necessárias não devem estar limitadas apenas a documentos e atestados.
Quando o período de conversão for reduzido ou não for exigido para as práticas agrícolas convencionais, conforme o estabelecido pelas normas, a certificadora deverá verificar se aquelas práticas estão em conformidade com as normas e padrões oficiais.

1.7 Da inspeção para conversão parcial ou produção paralela
As certificadoras devem ter estabelecido regimes especiais de inspeção nos casos onde houver conversão parcial da propriedade ou produção paralela, de modo a garantir que a certificação só será concedida quando houver um sistema que assegure que:

1.7.1 o sistema de armazenamento assegura manipulação separada;

1.7.2 a documentação relativa à produção será apropriadamente administrada, fazendo distinções claras entre produção certificada e não-certificada;

1.7.3 as inspeções sejam efetuadas em períodos críticos e com maior freqüência;

1.7.4 que estejam disponíveis estimativas de produção confiáveis;

1.7.5 os produtos sejam distinguíveis;

1.7.6 o processo de obtenção do produto seja efetuado de modo que haja método confiável para verificar o efetivo volume da produção por meio de inspeções extraordinárias.
O sistema adotado deverá ser aprovado pelas certificadoras para cada situação individual.
As certificadoras deverão desenvolver procedimentos de inspeção apropriados e adequados para os casos de produção paralela.

1.8 Da inspeção para impedir o uso de produtos geneticamente modificados
As certificadoras devem possuir um sistema de inspeção que evite o uso de produtos geneticamente modificados.
As certificadoras devem publicar e distribuir a todas as unidades certificadas e inspetores, no mínimo uma vez ao ano, uma lista dos produtos geneticamente modificados conhecidos, relacionados às suas áreas de certificação ou uma lista de produtos conhecidos que não sejam geneticamente modificados. Alternativamente, as certificadoras podem obter e distribuir listas produzidas por terceiros.
As listas devem incluir os seguintes itens:
1.8.1 material de propagação vegetal e reprodução animal;
1.8.2 animais;
1.8.3 insumos agrícolas; e
1.8.4 ingredientes, aditivos alimentares e coadjuvantes de processamento.
Quando determinado pelas certificadoras, as unidades certificadas devem exigir e manter declarações, assinadas pelos seus fornecedores, da ausência de produtos geneticamente modificados nos insumos ou ingredientes fornecidos.

1.9 Da inspeção nas fases da produção
Cada etapa na obtenção de um produto deve ser inspecionada, pelo menos, uma vez ao ano. Isto significa que não só os produtores agrícolas, mas também as unidades de armazenamento, de processamento, empacotamento etc sejam inspecionadas. Qualquer exceção estará baseada em uma avaliação de risco documentada e estará restrita às situações aqui identificadas.

1.10 Da inspeção de produtos embalados
As certificadoras não são obrigadas a adotar sistemas de inspeção de produtos após sua embalagem para o consumo final ou após a emissão de um certificado de transação comercial. Entretanto, sua responsabilidade continua em situações onde haja risco de alteração da natureza orgânica dos produtos ao longo da cadeia de custódia.

1.11 Da inspeção de depósitos e armazéns
As inspeções em armazéns podem ser dispensadas, em função do tipo de armazenamento, de produto, de empacotamento, das práticas e do tempo de armazenamento. Será exigida uma inspeção preliminar para determinar a necessidade de futuras inspeções.

1.12 Da inspeção de transportadoras
A atividade de transporte não é certificada normalmente, mas permanece sob responsabilidade do detentor do produto na fase do transporte.

1.13 Da inspeção e certificação de produção extrativista

1.13.1 Os coletores de produtos extrativistas, por suas especificidades, estão sujeitos a exigências diferenciadas de forma a manter a integridade do sistema de certificação.
As unidades produtoras extrativistas certificadas devem dispor de instruções para os coletores, determinando normas, padrões e outras exigências para certificação, sendo responsáveis por seu cumprimento.
As unidades certificadas devem manter registros de todos os coletores, produtos e respectivas quantidades adquiridas de cada um.
As unidades certificadas devem dispor de mapas ou croquis geo-referenciados, delimitando as áreas de coleta e detalhando infra-estrutura, vias de acesso e acidentes geográficos relevantes.

1.13.2 Os procedimentos de inspeção, além de visitas à unidade certificada e suas instalações, devem também incluir:
. entrevistas com coletores e intermediários locais;
. visita a uma fração representativa da área certificada;
. entrevistas com pessoas e instituições ligadas a questões ambientais e sociais que possam prestar informações sobre a unidade produtora.

1.14 Da inspeção de insumos
Certificadoras que operam sistemas de aprovação de insumos para as unidades de produção, sem licença ou cessão de direitos ao uso de logotipo para o fabricante, quando publiquem listas ou de qualquer outro modo aprovem produtos sem certificação formal, devem ter regulamentado, pelo menos, os seguintes pontos:

1.14.1 o procedimento de matrícula, inclusive os documentos necessários a serem apresentados pelo solicitante;

1.14.2 o procedimento a ser seguido na avaliação do cumprimento das normas e padrões aplicáveis aos produtos;

1.14.3 a responsabilidade e competência pelas decisões;

1.14.4 o tempo de concessão para a aprovação e a exigência ao fabricante de informar mudanças na composição dos produtos ou outros fatores relevantes; e

1.14.5 uma declaração clara da natureza e garantia da aprovação.
Os sistemas de aprovação não devem permitir qualquer indicação da aprovação no próprio produto e não isentem o produtor do insumo de cumprir com as demais exigências legais que regulamentem esse segmento.

1.15 Dos sistemas de certificação de insumos
As certificadoras que emitem certificados ou permitem o uso de sua marca de certificação em insumos, além das medidas especificadas em 1.14, devem documentar os procedimentos de inspeção e certificação, incluindo os requisitos definidos para certificação neste instrumento, devendo ser claramente indicadas a freqüência de inspeção e as exigências não-referentes à composição do produto, que serão objeto de inspeção e que serão avaliadas no processo de certificação como poluição ambiental, riscos de contaminação, etc.

1.16 Da inspeção das relações sociais
As certificadoras deverão incluir nos seus procedimentos de inspeções a avaliação dos seguintes aspectos:
. atendimento à legislação trabalhista;
. cumprimento do Estatuto da Criança e do Adolescente;
. condições de acesso à moradia, escola e saúde;
. relações comerciais.

1.17 Da inspeção dos aspectos ambientais
Com relação aos aspectos ambientais, deverá ser observado o que determina a legislação ambiental nos âmbitos federal, estadual e municipal.

2 Da certificação
2.1 Do conselho de certificação e das decisões de certificação
As decisões relativas ao processo de certificação, que abrangem a aprovação inicial das unidades certificadas, mas também a subseqüente aprovação de produtos, mudanças na produção, adoção de medidas disciplinares e outras, devem ser tomadas por um Conselho de Certificação, cujos critérios para funcionamento devem ser adotados em consonância com as normas oficiais vigentes.
A estrutura das certificadoras assegurará que cada decisão de certificação seja tomada por pessoas não-envolvidas com as atividades de inspeção, de maneira que seja assegurada a competência funcional suficiente. O critério para a seleção de membros para o Conselho de Certificação deve refletir diversidade, sem predomínio de qualquer interesse específico.
Quando as decisões de certificação forem delegadas a gerentes ou a pequenos comitês, as certificadoras devem provar que o Conselho de Certificação detém o controle final e a responsabilidade sobre as decisões, mediante a elaboração de relatórios e atividades de inspeção interna.

2.2 Do processo de certificação
As certificadoras devem adotar políticas e procedimentos regulamentados, nos quais sejam obrigatoriamente abordadas disposições sobre:

2.2.1 todas as etapas do processo de certificação, desde a análise da solicitação inicial até a certificação final;

2.2.2 indicação da situação de todas as unidades certificadas e seus produtos, ao longo do processo de certificação;

2.2.3 procedimentos para ampliação e atualização da certificação, incluindo certificação de produtos individuais (as certificadoras devem exigir que as unidades certificadas informem qualquer alteração em produtos, processos de produção, ampliações na área de cultivo e outras. As certificadoras deverão avaliar a necessidade de investigações adicionais em função das mudanças informadas. Neste caso, as unidades certificadas não devem comercializar produtos certificados decorrentes das alterações processadas sem notificação apropriada das certificadoras);

2.2.4 decisões de certificação que sejam registradas e claramente comunicadas às unidades certificadas;

2.2.5 casos de indeferimento do pedido de certificação com as razões que motivaram aquela decisão claramente justificadas;

2.2.6 condições e restrições que podem ser adotadas e os mecanismos para monitorá-las;

2.2.7 critérios para a aceitação de unidades de produção e comercialização, anteriormente certificadas por outras certificadoras que sejam documentados, devendo ser requisitados informações relevantes da certificação anterior;

2.2.8 encaminhamento de registros pertinentes, quando solicitado pela unidade certificada, à outra certificadora;

2.2.9 periodicidade e prazo para elaboração de relatórios de inspeção e decisão de certificação; e

2.2.10 providências cabíveis nos casos de irregularidades que devem ser adotadas com a mais alta prioridade.

2.3 Das exceções
As certificadoras devem adotar critérios claros e procedimentos para os casos em que podem ser adotadas exceções às normas de certificação e submetê-los, por meio do CEPOrg, à aprovação do CNPOrg. Estas concessões especiais devem ser limitadas a um período de tempo definido e suas razões devem ser justificadas em bases técnico-científicas, ambientais e sociais.

2.4 Dos recursos
As certificadoras devem possuir procedimentos para análise de recursos apresentados contra decisões de certificação, devendo manter registro de todas os recursos impetrados e documentar as ações decorrentes. As pessoas responsáveis pelas decisões questionadas não podem estar envolvidas na análise dos recursos.

2.5 Dos arquivos das unidades certificadas
Os arquivos sobre as unidades certificadas devem ser atualizados e conter todo o histórico, informações pertinentes e especificações dos sistemas de produção e processamento e dos produtos. As certificadoras devem dispor de dados relevantes sobre todas as unidades certificadas, incluindo quaisquer unidades subcontratadas e membros de grupos de produtores.
Os relatórios de inspeção e documentação escrita devem conter informação suficiente para que a certificadora tome decisões competentes e objetivas.
Os arquivos devem demonstrar o modo no qual cada procedimento de certificação foi aplicado, incluindo os relatórios de inspeção e os resultado de medidas disciplinares impostas.
As certificadoras devem regularmente atualizar as listas de todas as unidades de produção e de todos os produtos certificados.

2.6 Dos registros
Devem ser mantidos registros sobre irregularidades, precedentes, exceções e medidas disciplinares que existam de cada unidade certificada, de modo a ser possível um fácil acesso às informações e permitir uma visão geral da situação.
Estas informações devem estar disponíveis, tanto nos arquivos individuais das unidades certificadas como num arquivo separado.

2.7 Dos relatórios anuais de certificação
Os relatórios anuais devem relacionar:
2.7.1 número de inspeções executadas;
2.7.2 número de unidades certificadas, divididas em grupos por área de atuação;
2.7.3 países, estados e municípios nos quais a certificadora opera;
2.7.4 freqüência e tipo de irregularidades e as medidas disciplinares adotadas;
2.7.5 freqüência e tipo de isenções;
2.7.6 freqüência e tipo de reclamações;
2.7.7 freqüência e tipo de recursos; e
2.7.8 outras áreas de interesse.

2.8 Da integridade do sistema
O sistema de certificação deve estar baseado em acordos formais e responsabilidades claras firmados por todas as partes envolvidas na cadeia de produção de um produto certificado.
As unidades certificadas devem assumir compromissos formais, obrigando-se, entre outras providências, a:
2.8.1 seguir as normas de produção e outros requisitos publicados para certificação;
2.8.2 consentir com a realização de inspeções, incluindo as realizadas pelo órgão credenciador das certificadoras;
2.8.3 fornecer informações precisas e no prazo determinado;
2.8.4 informar a certificadora de quaisquer alterações.
As certificadoras não devem permitir sucessivos ingressos e saídas de unidades certificadas no sistema de certificação.

2.9 Das medidas disciplinares
As certificadoras devem estabelecer e regulamentar medidas disciplinares e sanções, incluindo procedimentos atinentes às infrações de menor importância.
As medidas disciplinares devem ter efetividade e devem ser aplicadas segundo procedimentos claros.

2.10 Da suspensão da certificação
As certificadoras devem adotar procedimentos de suspensão de certificação de lotes de produtos em que tiverem sido verificadas infrações que afetem a qualidade orgânica dos produtos.
A certificação de uma unidade certificada deverá ser suspensa, por período determinado, nos casos de irregularidades graves.

2.11 Das marcas e certificados
As certificadoras devem possuir diretrizes relativas ao uso de sua marca ou outra referência para a certificação, devendo exercer controle apropriado sobre o uso de suas licenças, certificados e marcas de certificação.
O uso enganoso de licenças, certificados, marcas ou quaisquer referências indevidas ao sistema de certificação deve ser submetido a medidas corretivas apropriadas, da mesma forma que no caso de uso das marcas ou selos em unidades produtoras não-certificadas.
As certificadoras devem possuir procedimentos regulamentados para suspensão e cancelamento de contratos, certificados e marcas de certificação.

2.12 Dos certificados
Os certificados deverão mencionar:
2.12.1 nome e endereço da unidade certificada;
2.12.2 nome e endereço da entidade certificadora;
2.12.3 referência às normas e padrões aplicáveis;
2.12.4 produtos ou categorias de produto envolvidos;
2.12.5 data de emissão; e
2.12.6 validade.

2.13 Dos certificados de transação
As certificadoras somente podem emitir certificados se o vendedor fornecer todos os detalhes necessários. A emissão só pode se dar após a certificadora adotar procedimentos adequados para verificar a veracidade das informações fornecidas.
Deverão ser adotadas medidas para que os certificados contenham informações suficientes, visando à prevenção do uso fraudulento.
As cópias dos certificados de transação emitidos serão arquivadas, de modo a permitir fácil acesso nas auditorias de supervisão nas unidades certificadas.

2.14 Das declarações de transação
As certificadoras devem ter regulamentados procedimentos que permitam às unidades certificadas emitir declarações de transação, que devem conter:
2.14.1 o nome do vendedor;
2.14.2 o nome do comprador;
2.14.3 a data de entrega;
2.14.4 a data de emissão do certificado;
2.14.5 descrição clara dos produtos, sua quantidade e, quando relevante, a qualidade e a estação de colheita;
2.14.6 números de lote e outros tipos de identificação (marcas) dos produtos;
2.14.7 referência à fatura ou ao conhecimento de embarque;
2.14.8 a indicação da certificadora e das normas aplicáveis;
2.14.9 a declaração da unidade certificada de que o produto foi produzido de acordo com as normas aplicáveis; e, quando aplicável;
2.14.10 certificação de matérias-primas e qualquer outra certificação necessária.

2.15 Da informação para as unidades certificadas
As certificadoras assegurarão que cada unidade certificada terá, por ocasião da solicitação e no decurso do processo de certificação:
2.15.1 versões atuais das normas aplicáveis;
2.15.2 descrições adequadas dos processos de inspeção, certificação e recursos;
2.15.3 informação de mudanças nas normas e procedimentos pertinentes em tempo hábil;
2.15.4 certificados atuais ou outra prova por escrito da situação da certificação; e
2.15.5 cópias de contratos e licenças válidas.
As unidades certificadas devem ter direito a cópias dos relatórios de inspeção e a qualquer outra documentação relacionada à certificação da produção, a menos que os documentos sejam confidenciais, como as reclamações arquivadas, e as seções confidenciais dos relatórios de inspeção e outros, de acordo com os critérios de confiabilidade definidos pelas certificadoras.

2.16 Dos registros e documentação mantidos pelas unidades certificadas
As certificadoras devem requerer que cada unidade certificada tenha um sistema de registro adaptado ao tipo de produção que permita a obtenção, por ela, de informações para realizar as verificações necessárias sobre produção, armazenamento, processamento, aquisições e vendas.

2.17 Da produção subcontratada
As certificadoras devem possuir regras para a produção subcontratada, situações em que uma unidade certificada tem produção subcontratada de outras entidades prestadoras de determinados serviços como armazenamento, manipulação, processamento, etc, que devem, pelo menos:
2.17.1 proibir a subcontratada de comercializar os produtos;
2.17.2 aplicar-se exclusivamente a situações em que o processo de produção, o fornecimento das matérias-primas e as vendas estão sob controle da unidade certificada principal. Normalmente isto significa que a unidade subcontratada não tem marca no produto; e
2.17.3 exigir que a unidade principal tenha responsabilidade completa pela produção subcontratada.
As certificadoras devem determinar que os contratos, entre a unidade certificada principal e a subcontratada, incluam cláusulas relativas ao cumprimento das normas, à obrigação de fornecimento de informações e concessão de acesso à certificadora. As certificadoras devem assegurar que cada unidade subcontratada tenha disponível a versão atual das normas aplicáveis e uma descrição geral do sistema de certificação.
Devem ser adotados procedimentos normais de inspeção das unidades subcontratadas.

2.18 Da certificação de associações de produtores
As certificadoras que adotarem procedimentos especiais para certificação de pequenos produtores, projetos de assentamento e outras circunstâncias semelhantes devem possuir regulamentação dos procedimentos para inspeção destes grupos que, freqüentemente, diferem dos aplicáveis às unidades certificadas individuais. Nestes casos, pode ser adotada sistemática de inspeções anuais que não abranja todas as unidades individuais.
Para a certificação desses grupos, todas as unidades individuais têm que ser objeto de inspeção inicial pela certificadora.
As certificadoras devem restringir sua atuação aos grupos que atendam aos seguintes requisitos:
2.18.1 constituídos de produtores que adotem sistemas agrícolas e produção semelhantes;
2.18.2 possuam estratégias de mercado coordenadas, para permitir a supervisão do fluxo de produção;
2.18.3 tenham organização e estrutura suficientes para assegurar um sistema de controle interno que garanta a adoção, por parte das unidades individuais, dos procedimentos regulamentados;
2.18.4 possuam registros do controle interno para fiscalização pela certificadora onde esteja assegurado que:
2.18.4.1 as inspeções internas em todas as unidades sejam realizadas ao menos uma vez por ano;
2.18.4.2 novas unidades somente sejam incluídas após a realização de inspeções pela certificadora;
2.18.4.3 as inspeções internas abordam adequadamente a adesão das unidades individuais aos objetivos comuns do grupo;
2.18.4.4 os casos de irregularidades são adequadamente conduzidos;
2.18.4.5 registros adequados de inspeções sejam mantidos pelo sistema interno de controle;
2.18.4.6 os registros internos correspondem aos fatos observados pela certificadora;
2.18.4.7 as unidades têm adequada compreensão das normas e padrões, e o sistema de controle interno auxilia na adoção de seus princípios.
Todas as unidades do grupo devem ter acesso a uma cópia das normas ou das seções pertinentes das normas, apresentadas de forma adaptada ao seu modo de expressão, capacidade e conhecimento.
A administração do grupo deve assinar um acordo formal, para definir a responsabilidade do grupo e de seu sistema de controle interno, em que deve ser incluída a exigência do compromisso de todas as unidades individuais ao cumprimento das normas vigentes e de permitir a realização de inspeções.
As inspeções da associação devem ser feitas pelas certificadoras, devendo incluir inspeções de uma porcentagem de unidades individuais. A porcentagem de unidades sujeita a inspeção, no mínimo de 25% dos associados e cujos critérios de cálculo devem estar definidos pela certificadora, levando em conta o número de operações envolvidas, o tamanho de cada uma, o grau de uniformidade, o sistema de produção e a estrutura administrativa.
A avaliação do sistema de controle interno deve ser empreendida pelo menos uma vez ao ano pelas certificadoras, devendo ser totalmente documentada.
As certificadoras devem manter informações básicas sobre todas as unidades individuais. Estas informações deverão incluir a identificação, nome, ano de ingresso no grupo, mapa de localização da área, área da propriedade, receita proveniente das colheitas, as últimas inspeções interna e externa e os registros de produção.
A certificadora deve ter regulamentada uma política clara de sanções no caso de irregularidades frente às normas e padrões, incluindo a identificação das falhas no sistema de controle interno, como situações em que irregularidades graves forem apuradas pelas certificadoras e não pelo sistema de controle interno. Devem possuir procedimentos para suspensão da certificação da associação, nos casos de falha do sistema de controle interno.

2.19 Da transferência de certificação
As certificadoras credenciadas somente podem aceitar a transferência de certificação de produtos certificados por outra certificadora credenciada. Nos casos de produtos importados, pode ser aceita a transferência quando o CNPOrg houver reconhecido a equivalência dos critérios e procedimentos oficiais utilizados no país de origem.
Os procedimentos adotados pelas certificadoras para transferência de certificação devem estar claramente regulamentados.
Deve haver um registro formal de certificadoras, credenciadas ou reconhecidas, que são aceitas. A inclusão neste registro se faz com base em visita recente e adequada para avaliação e relatório, conduzida pela certificadora que concede a aceitação ou por terceiros, no credenciamento junto ao Órgão Colegiado Nacional e no reconhecimento, pelo CNPOrg, de sistema de credenciamento considerado equivalente ao nacional, para certificadoras estrangeiras registradas no Brasil, ou certificadoras estrangeiras cujos produtos estão sendo importados.
As certificadoras devem demonstrar, para cumprimento do credenciamento do Colegiado Nacional, a equivalência do outro sistema de certificação.
Toda a documentação dos sistemas registrados, inclusive normas, procedimentos de inspeção e certificação e relatórios de avaliação devem estar disponíveis.
Deve ser assinado um contrato entre as certificadoras, que determine as obrigações das partes, o que também pode ser um acordo multilateral. Este contrato deve observar, pelo menos, as seguintes providências:
2.19.1 o âmbito do mútuo reconhecimento;
2.19.2 os procedimentos e condições para aceitação de um produto certificado pela outra parte;
2.19.3 a obrigação da informação à outra parte, das alterações do programa ou das normas e padrões;
2.19.4 a obrigação da informação à outra parte, sobre a produção certificada;
2.19.5 as indenizações;
2.19.6 a obrigação de informação à outra parte, nos casos de cancelamento de credenciamento ou ocorrências similares;
2.19.7 o direito de inspecionar o desempenho da outra parte;
2.19.8 o direito de acesso a informações relevantes;
2.19.9 o regulamento de confidencialidade; e
2.19.10 as providências para a solução de controvérsias.
A aprovação de transferência esta sujeita a atualizações e revisões periódicas. Os produtores, processadores, comerciantes ou outras unidades certificadas devem ser prontamente informados sobre qualquer alteração na situação das certificadoras reconhecidas.

2.20 Da recertificação de produtos
As certificadoras somente podem aceitar projetos ou produtos certificados por outras certificadoras se as seguintes condições forem preenchidas:
2.20.1 os procedimentos e a responsabilidade da tomada de decisões devem estar claramente regulamentados e seguir os mesmos princípios da própria certificação;
2.20.2 os relatórios de inspeção recentes e outra documentação relevante devem estar disponíveis;
2.20.3 as certificadoras devem avaliar as salvaguardas para garantir a integridade e a competência dos inspetores e das inspeções. A avaliação deve ser documentada e demonstrar a utilização de critérios objetivos;
2.20.4 a certificação desses projetos e produtos deve ser feita por um tempo limitado, com fito em critérios estabelecidos nas normas de cada certificadora, e sujeita a revisões anuais.

2.21 Da certificação conjunta
O Órgão Colegiado Nacional reconhece a possibilidade de parcerias ou empreendimentos conjuntos entre certificadoras, reservando-se o direito de estabelecer critérios pertinentes no futuro. Na ausência dos critérios específicos para certificação conjunta, deve ser observado o disposto no item 2.19 deste anexo.